Escrito por Carlos Domingo Ferrey García

* Para mantener un estricto control de los expedientes en la OAT, se aplican auditorias periódicas y estrictos medidas de seguridad.

La Oficina de Archivo en Trámite, una de las áreas mas sensibles dentro del engranaje judicial capitalino, cuantificó recientemente que en esta instancia existe la enorme cantidad de 49 mil 784 expedientes, los cuales están en frecuente cambio de estado, ya sea por ser solicitados para consulta por parte de los abogados, o trasladados a las oficinas de tramitación para remitirlos a los despachos judiciales. 

 

Imágene de la cabina desde la que se transmite el programa radial “Una hora con la justicia”, en el que se explicó a la ciudadanía del funcionamiento de la oficina de Archivo en Trámite del CJCM.

La licenciada Belinda Delgado Cortés, responsable de la Oficina de Archivo de Asuntos en Tramite (OAT)del Complejo Judicial Central Managua, afirmó ante la audiencia del programa radial del Poder Judicial “Una hora con la justicia”, que el resguardo y manejo de los expedientes judiciales requiere un control riguroso para evitar extravíos parciales o totales de dichos documentos, logrando la meta de que hasta la fecha bajo su dirección en esa oficina no se ha perdido ningún expediente.

“Puedo afirmar con total seguridad que desde el 2013 hasta la fecha no se nos ha extraviado un expediente o escrito en el Complejo Judicial, ya que tenemos un riguroso control del manejo de los documentos”, manifestó la funcionaria, agregando que esto se logra al mantener altos niveles de exigencia del personal y canales de comunicación abiertos hacia las áreas que también envían o reciben cada expediente solicitado.

 

Lic. Belinda Delgado Cortés, responsable de la Oficina de Archivo de Asuntos en Tramite (OAT) de los juzgados capitalinos.

La funcionaria tiene bajo su cargo a 34 oficiales de archivo, los cuales brindan atención a un promedio de 130 usuarios externos cada día en las 12 ventanillas, lo que representa aproximadamente 2,600 consultas mensuales  en esa área de servicios comunes.

Delgado Cortés afirmó que para el resguardo de los expedientes se cuenta con oficiales de seguridad interna y el sistema de cámaras que hay en todo el edificio. Además, para mantener el control se realizan cotejos periódicos en cada anaquel y caja donde se depositan los documentos.

“Tenemos una buena coordinación con la oficina de seguridad interna, además tenemos un sistema de vigilancia en video, para tener control y que los usuarios no arranquen páginas a los expedientes; cuando un abogado solicita un expediente para consulta se llena una esquela que detalla qué asunto es, el nombre, cuantos folios, número de asunto, la fecha, hora y nombre del abogado” explicó.

Otra forma de control sobre los archivos es el seguimiento a los “listados de apuntes de agenda” de cada juzgado, en el que se asigna a un oficial archivista revisar contantemente la agenda de cada despacho judicial, para cumplir con lo solicitado en cada juzgado o sala del Tribunal de Apelaciones.

En la OAT se realizan más de 2,600 consultas mensualmente.

 

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