Escrito por Carlos Domingo Ferrey García
* Expedientes prestados por la Oficina de Archivo en Trámite deberán regresarse en esa misma instancia y no en Ordice, como se venía practicando.
A partir de este miércoles primero de julio los abogados que soliciten expedientes en la Oficina de Archivo en Trámite deberán entregar dichos documentos en la misma oficina donde fueron solicitados (OAT) y no en las ventanillas de la Oficina de Recepción y Distribución de Causas y Escritos (Ordice), informó la licenciada Belinda Valezka Delgado Cortéz, responsable de Archivo en Trámite de los juzgados capitalinos.
Delgado Cortéz explicó que esta nueva disposición (antes los expedientes prestados se entregaban en Ordice), se ejecutará para evitar mayores atrasos a los usuarios de Ordice y la OAT, ya que cuando un expediente es regresado en Ordice se debe realizar un cotejamiento preciso entre los folios prestados y los que son devueltos por el solicitante.
.JPG) |
| Lic. Belinda Valezka Delgado Cortéz, responsable de la Oficina de Archivo en Trámite de los juzgados capitalinos. |
“No solo se atrasa el receptor de Ordice al realizar un trabajo que no le corresponde, sino que en el tiempo que podría estar atendiendo a otro usuario, deben cotejar en el Libro de Traslados (también llamado Libro de Conocimiento) que no falte ni una hoja al expediente, luego debe ser enviado de Ordice a la OAT repetidas veces, mientras es requerido por otro usuario en el área de Archivo en Trámite”, agregó.
Con esta nueva dinámica en el proceso de devolución de expedientes en consulta, la funcionaria recordó a los usuarios que dicha oficina (OAT) funciona de 8 de la mañana a 1 de la tarde, por lo cual si tienen expedientes en su poder y van a regresarlos deberán hacerlo en el horario estipulado.
Antes, al ser devuelto un expediente a ORDICE, este era posteriormente enviado a la Oficina de Mensajería Interna, la cual luego lo remitía de regreso a archivo en trámite, un proceso que demoraba varios minutos.
“Al entregar el usuario el expediente se le entregará una esquela de recibido, la cual indica la fecha de solicitud y fecha de devolución, el número de expediente, nombre del usuario y número de carné”, explicó la licenciada Belinda Delgado Cortéz.
.JPG) |
| Los abogados que soliciten expedientes en la Oficina de Archivo en Trámite deberán entregar dichos documentos en la misma oficina cuando hayan terminado su tiempo de préstamo. |
Delgado Cortéz consideró que estando el libro en Archivo en Trámite es más fácil que los oficiales archivistas se coordinen para resolverle rápidamente a los usuarios.
Para la directora de dicha instancia, este cambio mejorará el control de los expedientes, que debe ser de un rigor tal, que si un archivo regresa con menos páginas o folios no es recibido, hasta que retorne en las mismas condiciones que fue prestado.
El control del archivo cuenta con dos líneas de cotejamiento para verificar que el archivo retornado tenga la misma cantidad de hojas con las que salió, por medio de un Libro de Conocimiento que se maneja en cada Juzgado Civil de Distrito y cada Sala Civil del Tribunal de Apelaciones.
Otro libro se lleva en la OAT y además queda registrada en el sistema informático Nicarao.
Esta noticia ha sido vista: 1825 veces
