La entrega de los índices de protocolo en físico, se hará en las nuevas instalaciones del edificio número 2 de la CSJ (antigua tabacalera).

A través de un comunicado oficial –visible íntegro en la página web del Poder Judicial-- se recuerda a todos los profesionales del Derecho la obligación anual, establecida en diversos cuerpos de leyes, de presentar sus índices.

Y aunque todavía se deja abierta la posibilidad de presentarlos en físico, a partir del 7 de enero, se insta a los abogados y notarios a utilizar los beneficios de la tecnología digital.

“Ante la emergencia sanitaria mundial del COVID -19, se les recomienda a todos los Notarios Públicos recurrir al Sistema de Gestiones Electrónicas (plataforma digital) para realizar los reportes de sus respectivos índices e informes, para evitar en lo posible el contagio por contacto físico”, apunta el comunicado de la Dirección de Registro y Control de Notarios.

Los notarios que todavía no hacen uso del sistema electrónico, pueden acudir también a partir del 7 de enero a la recepción del Edificio 2 del Nivel Central de la Corte Suprema de Justicia (antigua Tabacalera), donde funcionarios de la Dirección General de Registro y Control de Abogados y Notarios Públicos, les estarán esperando para apoyarles, registrar sus datos en el sistema y enseñarles a utilizarlo.

Los abogados y notarios públicos que todavía no utilizan la plataforma digital, pueden aprender a hacer mientras presentan sus índices. Funcionarios de la Dirección de Registro y Control de Notarios, les estarán esperando para instruirles en el uso del sistema informático.

El comunicado abunda en detalles acerca del contenido de los informes anuales y señala los errores más comunes que se comenten habitualmente durante la presentación de los índices, por lo que se ruega a los Notarios Públicos que revisen sus respectivos documentos antes de presentarlos, para evitarse contratiempos.

Entre los más comunes, destacan los errores en las fechas de los instrumentos públicos; en los folios de las escrituras; objetos (de los contratos) incompletos; falta de secuencia en la enumeración de los protocolos; no incluir los datos de las escrituras suspendidas; no foliar cada página del índice; no sellar con el sello oficial cada hoja del Índice y presentar el Índice con manchones o enmendaduras con lapiceros.

Los notarios que todavía no puedan hacer uso del sistema de gestiones electrónicas, deberán presentarse a partir del 7 de enero al edificio 2 del nivel central de la CS, siguiendo las medidas sanitarias obligatorias de uso de mascarilla, alcohol de manos y manteniendo el distanciamiento físico.

En caso que el notario público no pueda presentarse personalmente, se les recomienda comisionar con una Carta de Presentación a la persona de su preferencia, incluyendo en el escrito el número de cédula de la persona que presentará el índice.

La fecha tope para la presentación de los índices es el domingo 31 de enero del 2021.