COMISIÓN DE TESTIGO.-
Funciones - Su quehacer:.- Télefono: 2233-2128 - Extensión : 1150
Al ingreso físico de las solicitudes de Incorporación de Abogado y Notario Público (a) presentadas en ORDICE-CSJ, estas son enviadas en distribución por OMI, previamente digitalizadas por la (DITI) a Oficialía Mayor, esta a su vez verifica en físico y vía sistema en bandeja de recepción Oficialía Mayor. Una vez que son verificadas con el expediente en físico se aceptan y las mismas son entregadas a la Asesora del Area, para su posterior revisión y análisis de los documentos que pasarán a ser expedientes únicos de cada solicitante.
Previo análisis de la documentación presentada a la Asesora, realiza las observaciones en los casos que hagan falta documentos o halla necesidad de aclaración de estudios realizados.
Posterior, pasan los expedientes a la analista que ingresará los datos vía sistema (SADIAN), agregará las observaciones de la Asesora y notificará al (la) solicitante la documentación pendiente (vía correo electrónico, teléfono) y las incidencias identificadas; esta a su vez redacta una Hoja de Gestión que pasa a ser parte del expediente del solicitante, acompañado de su correo electrónico de notificación.
Los expedientes ingresados en una misma semana, se acumulan para crear la Circular correspondiente y esperar el término de Ley en tanto los notificados presentan lo solicitado por incidencias..
Los notificados (as) por incidencias,una vez presentado lo solicitado en ORDICE y/o OTE, esta documentación previamente digitalizada por (DITI), se recepciona física y sistemáticamente, conforme a los númerales uno y tres de estas funciones aquí detalladas.
Los documentos adjuntos pasan a formar parte del expediente de cada usuario y analizados por la Responsable de la Comisión de Testigos. De cumplir con lo solicitado, pasa al analista que redacta Constancia de alta, para su posterior revisión y firma del Oficial Mayor de la Corte Suprema de Justicia.
De no cumplir con lo solicitado, la Responsable de la Comisión previo análisis de los documentos, notifica nuevamente al usuario (a), que persiste la incidencia y solicita la documentación para que subsane lo solicitado.
Estos expedientes (pendientes de documentos por incidencias) son resguardados por la Responsable de la Comisión de Testigos y una vez cumplido el proceso se realiza lo mencionado en el numeral seis.
En casos especiales, que no cumplan con lo estipulado en la ley y conforme los Acuerdos #98 de fecha 01/03/2018 y Acuerdo #264 emitido en fecha 13/07/2020 por el CNACJ, / Modalidades Intensivas/ Convalidaciones según disposición del CNU y legislación complementaria se remite expediente para análisis y autorización por parte del CNACJ.
Una vez aprobado o denegado el Auto por parte del Consejo Nacional de Administración y Carrera Judicial es remitido a la Responsable de la Comisión de Testigos para darle la continuidad del trámite, que de aprobarse sigue su curso solicitado y de no aprobarse se notifica al (la) usuario (a) para su posterior archivo de las presentes diligencias.
De no aclarar el usuario (a) con la documentación presentada, la (las) inconsistencia (s), en base a coordinación interinstitucional se solicita apoyo a las dependencias (MINED, CNU, UNIVERSIDADES), según sea el caso, para que informe lo pertinente al caso, vía correo electrónico o teléfonico.
Una vez recepcionada la respuesta, y de aclarar la insconsitencia se toma la decisión de proceder o no a la elaboración de Auto conforme el procedimiento del numeral nueve quí redactado.
Estos expedientes una vez creada la Circular, son distribuidos en la Comisión de Testigos para realizar el Control de Calidad versus sistema (SADIAN)-expediente.
La Comisión de Testigos, recepciona los informes de Universidades y Tribunales del País vía ORDICE, que dan a conocer de que las y los Licenciados (as), egresaron de su Alma Mater y a través de Ordice si estos tienen o no antecedentes judiciales.
De informar que uno o varios Licenciados (as), tienen antecedentes penales, estos se notifican vía correo electónico, teléfono, de la inconsistencia y que subsanen a través de la presentación de Certificación de Sentencia emitida por el Juzgado correspondiente.
Una vez transcurrido el término de ley, los y las licenciados (as) se calendariza la juramentación de sus testigos, según fecha programada y autorizada, los que se notificarán sistemáticamente, vía correo electrónico, teléfono (sms), y publicados los listados a través del link de Oficialía Mayor en la Página Web.
Los y las licenciados (as), que tengan inconveniente con sus testigos, deberán conforme ley dar a conocer y solicitar cambios de sus testigos previa justificación comprendidas en las causales, (enfermedad, no permiso laboral, trámite migratorio y/o fuerza mayor) con cuarenta y ocho horas antes de realizarse el acto solemne, presentando un escrito en ORDICE-CSJ, OTE, y/o por correo electrónico.
Posterior se realiza y se envía listadode verificación y notificación al área de seguridad para el ingreso de los convocados.
Se procede a imprimir actastestificales, para la posterior verificación y firma de los Testigos convocados, previamente nominados.
Luego que concluye el acto solemne de Promesa de Ley, estas actas son revisadas por enmendaduras, testaduras y foliados, procediendo a depurar las mismas, de los presentes y ausentes. Posteriormente, las actas de los presentes serán enviadas para su firma al Despacho del (la) Magistrado (a), que fue delegado por la Magistrada Presidenta a presidir el acto.
Los ausentes serán resguardados por la Comisión de Testigos para su posterior solicitud de parte o reprogramación de oficio.
La analista encargada de las Reposiciones y Rectificaciones de Títulos y/o Expedientes, recepciona las correspondientes peticiones de Reposición y/ o rectificación de Títulos y/o Expedientes, sean estas a petición de parte o de oficio, de las comisiones de Abogados y Notarios Púbicos (as) y Notarios Públicos antiguos o de parte externa por parte del (la) usuario (a); ingresa las presentes diligencias al sistema (SADIAN).
La analista se encarga de elaborar el auto de Reposición de Expediente, que conforme a tiempo de búsqueda Oficialía Mayor da por autorizada su reposición. Según el estado en que se encontraban en ese momento las diligencias en el expediente, se le solicita al usuario (a), presente copia de los documentos presentados en ese entonces, que solicitó la incorporación de Abogado y Notario Público (a), con los sellos correspondientes, una vez recepcionado lo que presentó el usuario (a), se da forma al expediente con carátula, con circular y documentos adjuntos presentados y se procede a elaborar el auto, el que se entrega al Oficial Mayor, para su revisión y aprobación, el que a su vez, remite al Consejo Nacional de Administación y Carrerra Judicial (CNACJ), para su valoración y autorización en firma de la reposición del expediente y que este continue con su proceso de incorporación de acuerdo al estado en que se encontraba al momento del extravío; información que se ingresa al sistema (SADIAN).
En cuanto a la Reposición del Título de Abogado (a) y/o Notario Público, este es solicitado a petición de parte, debiendo el (la) usuario (a), presentar escrito de solicitud, expresando en el mismo el motivo de la reposición, si fuese por deterioro, polilla, humedad, también deberá presentar los restos del mismo. En caso de pérdida, robo, extravío, debera anexar la denuncia de la policía nacional; toda esta información es ingresada al sistema (SADIAN).
Una vez Repuesto el título, sea este de Abogado y/o Notario Público(a) es remitido por Imprenta a Oficialía Mayor, el que es recibido por la analista, que ingresa los datos al sistema SADIAN sobre el retorno del mismo y pasa a resguardo del Oficial Mayor para su correspondiente firma.
La analista encargada, manualmente los registra, anota en el Libro de Registro de Reposición los siguientes datos: El número de registro, folio y fecha que le corresponde; una vez registrado lo pasa a firma del Secretario y Oficial Mayor de la Corte Suprema de Justicia, al regresar de firma de ambos, estos títulos, se sellan y se ingresan sistemáticamente sus datos de registro al Sistema (SADIAN) y estos son notificados automáticamente vía (sms), pasando estos títulos repuestos al área de trámites especializado para su entrega, dejando sistematicamente (SADIAN), la fecha de su retiro.
En cuanto a Rectificaciones de Títulos de Abogados (as) y/o Notario Público(as), este es rectificado mayormente de oficio, por errores involuntarios de parte de Oficialía Mayor o Imprenta de la CSJ, errores que pueden ser de typeo, de mal ingreso de datos en el sistema (SADIAN), o que seán de trámites antiguos y que no estaba la información sistematizada; en caso de ser detectado el error por el (la) usuario (a), se inicia el trámite, resguardando Oficialía Mayor el título y se le entrega al (la) usuario (a), recibo que respalde su entrega; posterior la analista elabora remisión en la que justifica la razón de la rectificación, previa autorización del Oficial Mayor, la que será enviada a Imprenta de la CSJ, con el original de la certificación corregida para su elaboración; información que será automatizada vía (SADIAN).
Una vez rectificado el título, sea este de Abogado y/o Notario Público(a) es remitido por Imprenta a Oficialía Mayor, el que es recibido por la analista, que ingresa los datos al sistema SADIAN sobre el retorno del mismo y pasa a resguardo del Oficial Mayor para su correspondiente firma.
Una vez que los títulos rectificados fueron firmados por la Magistrada Presidenta, el Oficial Mayor entrega a la analista encargada para que ingrese vía sistema (SADIAN), fecha de retorno./br>
La analista encargada manualmente los registra, anota en el Libro de registro de Rectificación los siguientes datos: El número de registro, folio y fecha que le corresponde; una vez registrado lo pasa a firma del Secretario y Oficial Mayor de la Corte Suprema de Justicia, al regresar de firma de ambos, estos títulos, se sellan y se ingresan sistemáticamente sus datos de registro al Sistema (SADIAN) y estos son notificados automaticamente vía (sms), pasando estos títulos rectificados al área de trámites especializado para su entrega, dejando sistematicamente (SADIAN), la fecha de su retiro.
La Comisión de Testigos apoya atención al usuario (a) vía telefónica y/o al área personalizada(OTE).
La Comisión de Testigos apoya a otras actividades orientadas por coordinación y/o por el Oficial Mayor CSJ.
La Comisión de Testigos forma parte dentro de sus funciones el de participar en las diversas actividades, reuniones, encuentros que se programan para un acercamiento interinstitucional, dando a conocer el quehacer de Oficialía Mayor.