Recepción de Índices de protocolos, Matrimonio, Divorcios e Inventarios de Bienes.

Recepción física de cada uno de los índices de los notarios autorizados por la Corte Suprema de Justicia en un periodo de 20 días hábiles, siendo un total de 18,200 mil notarios autorizados para cartular, con un crecimiento anual aproximado de 500 Notarios, esta labor es llevada a cabo por el Departamento de Constancias e índices que cuenta con un total de 10 servidores públicos por lo que hace un equivalente de 2000 Notarios atendido por cada uno de los funcionarios.

Expresión de los otorgantes, objeto de la escritura, folios en que se encuentra y fecha de su otorgamiento; todo en orden cronológico.

El Protocolo se abrirá el primero de enero o el día en que el Notario comience a cartular; con una nota en que se haga constar la fecha de la apertura que será firmada por el Notario, y se cerrará el treinta y uno de diciembre de cada año, con una razón que exprese el número de escrituras, diligencias y documentos contenidos en él y el número de sus hojas, conteniendo un resumen de la actividad notarial que incluya, escritura repetidas, omitidas y repetidas.

Este proceso se lleva a cabo de la siguiente manera

• • Corroborar que el índice reúna todos los requisitos que establece la Ley de las Notariadas y demás disposiciones administrativas
• • Se procede a sellar cada una de las hojas de los índices presentados en dos tantos del mismo tenor.
• • Se resguarda cada uno de los índices recibidos para su posterior análisis, revisión y remisión al Departamento Archivo Nacional de índices.
• • Ingreso al sistema a través de la digitalización de cada uno de los índices en físico, recibidos sean estos de protocolos, Matrimonios, Divorcios y cartas de No Cartulación ó No Celebración de Matrimonio y Divorcios, recibidas en el periodo establecido por la Ley del Notariado.