PODER JUDICIAL DE NICARAGUA

Funciones del Departamento de Constancias e Indices.-

Recepcionar las solicitudes de constancia que se reciben a través de la Secretaria de la Corte Suprema de Justicia, las cuales llevan un orden numérico.
Se registran en el libro de entrada, las solicitudes de constancia recibidas, se le saca copia a la solicitud para luego archivar en el expediente del Notario al que se hace referencia.
Se valora la solicitud de constancia para determinar que es lo que necesita saber la persona o institución que realizó la solicitud.
Luego se solicita la información requerida al Departamento de Archivo; el cual tiene un tiempo de contestación.Se realiza la elaboración de las constancias por profesionales del Derecho, ya que se tiene que dar repuesta eficaces y veraz sin distorsionar el contenido, ya que la falta de cuidado de la redacción lesionaría los Derechos de los interesados.
Se registran en el libro de salida y firmadas por la Directora General se envían a la Secretaria de la Corte Suprema de Justicia.
El personal a cargo de la recepción de los índices de Protocolos y Matrimonios, es capacitado y sobre todo profesional del Derecho con experiencia laboral de por lo menos diez años, ya que se encargan de revisar, verificar y valorar la actuación anual de cada Abogado y Notario Público a nivel Nacional, de conformidad a los requisitos que estipula la Ley del Notariado Vigente, así como sus reformas Decretos y Circulares.
El personal encargado tiene una Responsabilidad propia convirtiéndose en custodia de los índices de Protocolos y índices de Matrimonios que son entregados por los Abogados y Notarios Públicos.; así como responder a las identidades involucradas de investigar como la Fiscaliza, la Procuraduría, la Policía Nacional
Anotación de la información que recibimos en sus respectivos expedientes donde se lleva un orden cronológico; ya que esta información es perpetúa aún después del fallecimiento de los Abogados y Notarios Públicos.
Revisar y valorar uno a uno los índices remitidos por los Notarios, es decir Revisar si lo que el Notario Plasmo en el índice, coincide con la firma y sello que tiene autorizado por la Excelentísima Corte Suprema de Justicia en su expediente, igual revisar si se encuentran autorizados para cartular, asegurarse que el orden cronológico de los índices de Protocolos y Matrimonios sea el correcto, si están autorizados para celebrar determinadas Escrituras, Ejemplo Rectificación de Certificado de Nacimiento, Constitución de Comerciantes, Auténticas etc.
Determinar si el índice de Protocolo y Matrimonio presentados por los Notarios cumple o no con los requisitos de Ley, si cumple con los requisitos de Ley se remite al Departamento Nacional de Archivo, y si no cumple con los requisitos de Ley, se remite un informe bien fundamentado en la Ley del Notariado a la Dirección de Inspectoría Judicial de cada Notario adjuntándole fotocopia del índice donde se encuentran los errores.

Objetivos Generales.-

Brindar a la ciudadanía en general y a Nivel Nacional, que soliciten información de los abogados y notarios públicos, una respuesta con prontitud a sus solicitudes a través de la Secretaria de la Corte Suprema de Justicia.
Evacuar las solicitudes de informes solicitado por la Secretaria de la Corte Suprema de Justicia y de la Dirección de Inspectoria Judicial, así también de la Policía, la Procuraduría, los Registros, Ministerio Público.
Organizar al personal del Área de Índices de Protocolos e índices de Matrimonios, para la recepción de los mismos basado según la Ley del Notariado y la Ley 139 Ley que le da Mayor Utilidad a la Institución del Notariado, con la presentación conforme el Decreto Ley 1618 de 1969 en el Art. 7, que establece que la presentación de los índices será hasta el día 31 de Enero de cada año.
Evaluar los índices de Protocolos y Matrimonios presentados conforme a la Ley del Notariado y Derecho Vigente.
Remitir al departamento de Archivo, de acuerdo a los requisitos que establece la Ley del Notariado, los índices de protocolos y Matrimonios que no cumplen con los requisitos que señala la Ley del Notariado, se elabora un informe bien detallado y fundamentado con copia a la Dirección de Inspectoria Judicial para lo de su cargo.