El programa financió la contratación de servicios de consultoría especializada para el diseño a nivel nacional de las funciones, organización, reglamentación y demás aspectos necesarios para la estructuración organizativa, funcional, reglamentaria y administrativa del Modelo de Gestión de Despachos.
La puesta en práctica de este proyecto genero una natural reacción de escepticismo, suspicacia e incertidumbre.
La implementación del Nuevo Modelo de Gestión de Despachos Judiciales trajo consigo una nueva forma de organizar, trabajar y gestionar la actividad de los despachos judiciales, la introducción de nuevas herramientas tecnológicas, normativa y operativa que facilitaron la tramitación judicial, mejorar el acceso a la justicia, el ambiente laboral, atención y trato a las personas que demandan el servicio.
Esta implementación del Modelo tenía como objetivo General “Contribuir a mejorar la imagen del Poder Judicial como promotor del cambio en el servicio de justicia, más accesible, oportuno, transparente y equitativo para todas las personas”
Sus dos aspectos más relevantes son:
1) Funcionamiento Organizacional
• Separación de las funciones administrativas en la tramitación de los asuntos de las jurisdiccionales, a través de la centralización de algunas actividades de apoyo judicial en cada sede Judicial.
• Homogeneización de Sistemas Internos de Trabajo.
• Formación de equipos de trabajo.
• Incorporación de Indicadores de Gestión para la retroalimentación y mejora continua.
• Incorporación de Tecnología.
2) Sistema Automatizado de Gestión de Despachos: NICARAO
El sistema de Gestión y documentación es una herramienta informática diseñada para dar soporte al Modelo Organizacional. Esta orientación respondía a una relación biunívoca entre ambos conceptos, puesto que la aplicación del Modelo no sería posible en su totalidad sin la ayuda de las posibilidades tecnológicas aportadas por dicha herramienta.
• Utilización de formatos preestablecidos.
• Captura automatizada de actuaciones.
• Obtención de estadísticas e indicadores automatizados
• Uso recurrente de datos.
• Posibilidad de coordinación.
• Información al público.
Es importante destacar que para la elaboración de Formatos preestablecidos que respaldaban el Sistema de Gestión Judicial “Nicarao”, se conformaron Comisiones Jurídicas por instancia y materia, cuyos miembros eran Magistrados y Jueces, que fueron sustraídos de sus labores para dedicarse a la creación de la infraestructura jurídica.
Una vez finalizada la elaboración de los formatos, se creó la Comisión Permanente de validación y Coordinación del Nuevo Modelo de Gestión de Despachos Judiciales, conformada por los Magistrados y Jueces que trabajaron la infraestructura Jurídica, de esta comisión eran coordinadores los Magistrados que atendían este programa Dra. Alba Luz Ramos Vanegas y el Dr. Edgar Navas Navas quien era magistrado en ese periodo.
Esta Comisión Permanente tuvo como función primordial: Dar seguimiento al Modelo Organizacional, validación y mantenimiento de los formatos judiciales.
Esta nueva forma de trabajo se basó en los principios rectores que inspiraron la Reforma Judicial iniciada en 1991, y que se resumen en:
• Descentralización de las funciones jurisdiccionales de las administrativas
• Aprovechamiento de las economías de escala
• Seguimiento de la tramitación de las causas, uso de las estadísticas como elemento de control y el mejora continua
• Estandarización de los flujos y documentos de los procedimientos judiciales.
• Identificación de los puntos de congestión en los Despachos Judiciales.
• Propuesta de manuales, formularios, etc. necesarios para dar respuesta estandarizada a los Despachos Judiciales.
• Mecanismos de definición de las metas anuales y/o indicadores de mejoramiento del desempeño jurisdiccional y administrativo-procesal
•Diseño de un sistema informático que respalde el Nuevo Modelo de Gestión.
La Dirección General De Gestión De Despachos Judiciales, se crea en el marco de este programa, para atender, dar seguimiento, administrar e implementar el Modelo Organizacional y Sistema Nicarao a nivel nacional, por lo que el Consejo Nacional de Administración y carrera Judicial formaliza su creación mediante acuerdo número 37 del 18 de febrero del 2008 y lo ratifica con acuerdo 92 del 21 de marzo del año 2014.
Y es en los meses de Julio y Noviembre de año 2007, que se implementa por primera vez el Modelo de Gestión de Despachos Judiciales en el Tribunal de Apelaciones de la Circunscripción Managua y en los Juzgados del Complejo Judicial de Nejapa. Como era de esperarse la resistencia al cambio por parte de usuarios internos y externos se manifestó en todos los ámbitos; fueron momentos difíciles de adaptación y asimilación de las nuevas dinámicas de trabajo, que con la determinación de los Magistrados y el ahínco de los involucrados fueron superados, a tal punto que en Septiembre 2011 se inicia el proceso de Réplicas del Modelo de Gestión en el Tribunal Nacional Laboral y es en Junio del año 2013 que por primera vez y fuera de Managua, se implementa la primera réplica total del Modelo de Gestión de Despachos Judiciales en el Complejo Judicial de Matagalpa.
Ver Línea de tiempo de las Réplicas del Modelo de Gestión de Despachos Judiciales.